Charte vie privée 18 septembre 2018

La SCPRL FIDUNAM (dont le siège social est situé à 5020 Namur, rue de l’Echangeur, 100 et inscrite à la BCE sous le numéro 0447.303.919), en sa qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente charte vie privée (ci-après dénommée « la Charte ») vise à vous informer de la manière dont FIDUNAM utilise et protège les données à caractère personnel que vous êtes amené à lui transmettre lorsque vous faites appel à ses services ou lorsque vous utilisez son site internet accessible à partir de l’URL suivante : https://www.fidunam.be/.

Toute donnée à caractère personnel collectée par FIDUNAM sera transférée, stockée et traitée dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

FIDUNAM se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Charte, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative ou technologique. La date de sa mise à jour sera toujours indiquée en tête de la présente Charte. Les modifications effectuées vous engagent dès la publication de la nouvelle version de la Charte sur le site internet de FIDUNAM. Il vous est donc conseillé de consulter régulièrement la présente Charte afin de prendre connaissance des éventuelles modifications.

Quelles sont les données à caractère personnel collectées par FIDUNAM?

Les données que vous choisissez de communiquer à FIDUNAM

Dans le cadre de sa mission contractuelle, FIDUNAM peut être amenée à récolter un certain nombre d’informations à votre sujet, dont vos prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, numéro de fax, adresse e-mail et numéro TVA.,… Ces informations sont exclusivement récoltées par FIDUNAM dans le but d’exécuter correctement la mission que vous lui avez confiée.

Vous vous engagez à ce que les données communiquées à FIDUNAM soient exactes et sincères. FIDUNAM décline toute responsabilité en cas de dommages causés en raison de la communication d’informations erronées, incomplètes ou frauduleuses.

Les données que FIDUNAM récolte automatiquement lorsque vous utilisez son site internet

Lorsque vous naviguez sur son site internet, FIDUNAM reçoit et enregistre automatiquement certains types d'informations telles que les informations relatives à votre utilisation. Pour ce faire, FIDUNAM utilise notamment des « cookies ». Pour en savoir plus sur le type de cookies utilisés, il vous suffit de consulter la « Cookies Policy » disponible via le lien suivant https://www.fidunam.be/utilisation-et-vie-privee.html#cookies.

Vous êtes réputé avoir préalablement accepté l’utilisation de ces « cookies » si vous avez accepté ceux-ci dans les paramétrages techniques du navigateur Web employé par votre ordinateur, dispositif mobile ou votre tablette.

Comment FIDUNAM traite-t-elle ces données ?

FIDUNAM utilise vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

Finalités Données utilisée Fondement légal
1. Exécution de la mission FIDUNAM utilise vos données afin d’exécuter correctement la mission que vous lui avez confiée conformément à la lettre de mission. Toutes les données nécessaires à la bonne exécution de sa mission. Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur l’exécution de la lettre de mission qui vous lie à FIDUNAM.
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.
2. Paiement FIDUNAM utilise vos données afin de vous envoyer les factures liées aux prestations effectuées dans le cadre de la mission que vous lui avez confiée. Adresse, nom, prénom et numéro de TVA. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution de la lettre de mission et à l’obligation légale de FIDUNAM de respecter les formalités d’une facture.
3. Communication FIDUNAM utilise vos données afin de vous communiquer des informations en relation avec la mission que vous lui avez confiée. Adresse, adresse email, numéro de téléphone et de GSM. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution de la lettre de mission.
4. Optimisation FIDUNAM utilise vos données afin de recueillir des informations (notamment par le biais de cookies) lui permettant d’améliorer son site internet. Voy. la « Cookies Policy ». Ce traitement est fondé sur votre consentement. Ce consentement peut à tout moment être retiré.
5. Loi anti-blanchiment FIDUNAM conserve vos données afin de respecter les obligations qui lui sont imposées par la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017. Données à caractère personnel sur votre carte d’identité ; ou toute autre donnée qui doit être récoltée dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017. Ce traitement est fondé sur une obligation légale.

FIDUNAM conserve vos données à caractère personnel pour la durée de l’exécution de sa mission. Une fois cette dernière clôturée, vos données sont conservées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de FIDUNAM, afin de lui permettre notamment de respecter son obligation légale en matière de conservation de documents comptables.

Comment FIDUNAM protège-t-elle vos données à caractère personnel ?

FIDUNAM s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection de vos données contre tout accès sans autorisation et contre l’utilisation illégale, la perte accidentelle, la destruction, la dégradation ou tout autre traitement non autorisé de vos données à caractère personnel. Pour ce faire, FIDUNAM a notamment mis en place les mesures suivantes :

  • un protocole de transfert hypertexte sécurisé de son site internet : https://www.fidunam.be/;
  • un firewall derrière le router de chez l’opérateur internet ;
  • tous les Pc et le serveur ont une protection anti-virus à jour ;
  • un back-up Odrive externalisé est effectué journellement vers 2 entités avec une rétention de données de 15 jours.

En cas de violation de vos données à caractère personnel, FIDUNAM s’engage à vous en informer dans les plus brefs délais si cette violation engendre un risque élevé pour vos droits et libertés.

Quels sont vos droits ?

FIDUNAM vous fournit les outils suivants afin que vous ayez le plein contrôle de vos données à caractère personnel :

  • Droit d’accès

    Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Pour exercer votre droit d’accès, vous pouvez envoyer un email à l’adresse anne.pierrard@fidunam.be. Les données que FIDUNAM aura récoltées à votre sujet vous seront communiquées en version papier/en version électronique à l’adresse email/postale que vous aurez communiquée dans l’email susmentionné ou, à défaut, dans la fiche client de FIDUNAM.

  • Droit de rectification

    Vous pouvez, à tout moment, demander à FIDUNAM de compléter ou de modifier les données à caractère personnel vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont incomplètes, erronées ou obsolètes.

  • Droit d’opposition

    Vous êtes en droit de vous opposer à ce que FIDUNAM traite vos données à caractère personnel. L’exercice de ce droit d’opposition n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

    • lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
    • lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

  • Droit à l’effacement

    Vous avez le droit de demander à FIDUNAM d'effacer vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, notamment lorsque :

    1. les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
    2. vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement de vos données ;
    3. vos données ont fait l'objet d'un traitement illicite dans le chef de FIDUNAM;
    4. vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union européenne ou par le droit belge.

    Veuillez toutefois noter que, même si vous exercez votre droit à l’effacement, FIDUNAM est susceptible de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi le lui impose (comme par exemple la législation fiscale et comptable) ou lorsqu’elle a un motif légitime pour le faire. 

  • Droit à la limitation

    Vous pouvez demander à FIDUNAM de limiter le traitement de vos données à caractère personnel notamment lorsque :

    1. vous contestez l'exactitude de vos données (cette limitation sera effectuée pendant une durée permettant à FIDUNAM de vérifier l'exactitude de vos données) ;
    2. le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
    3. FIDUNAM n'a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

  • Droit à la portabilité

    Vous avez également le droit de recevoir les données que vous avez fournies à FIDUNAM, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre (ou de demander à ce que soient transmises) ces données à un autre responsable du traitement que FIDUNAM lorsque:

    • le traitement de vos données est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution de la lettre de mission ;
    • le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter FIDUNAM en envoyant un email à l’adresse suivante : anne.pierrard@fidunam.be.

FIDUNAM s’engage à répondre dans un délai raisonnable à toute demande relative à l’exercice des droits susmentionnés. Ce délai ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande, à moins que FIDUNAM décide d’exercer son droit de prolongation de ce délai qui sera de maximum deux mois.

FIDUNAM partage-t-elle vos données à caractère personnel ?

FIDUNAM s’engage à ne pas transférer vos données à caractère personnel en-dehors de l’Union Européenne.

FIDUNAM peut être amenée à communiquer vos données à caractère personnel aux destinataires suivants :

  • à l’administration fiscale dans le cadre de l’exécution la mission que vous lui avez confiée ;
  • à toute autorité compétente, notamment d’ordre déontologique, à laquelle FIDUNAM serait légalement tenue de divulguer des informations.

Modalités d’informations

Toute question, demande ou notification concernant le traitement de vos données à caractère personnel doit être adressée à la SCPRL FIDUNAM à l’adresse : anne.pierrard@fidunam.be

Vous êtes également en droit de demander des informations complémentaires ou d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

  • Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
  • Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
  • Fax : +32 (0)2 274 48 35
  • Email : contact@apd-gba.be